Nama : Ayu Riyanti Sari
NPM :
41210257
Kelas : 3DA03
Tugas softskill SIM 1
Langkah-Langkah
Manajer Dalam Mengelola Sumber Daya Fisik Dan Sumber Daya Konseptual
A. Pendahuluan
Latar Belakang
Sistem Informasi
Manajemen(management information system atau sering di kenal dengan singkatannya
MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung
informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM(sistem
informasi manajemen)dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi
sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola data
untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di
dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Secara teori,computer tidak harus
digunakan didalam SIM,tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek
dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer.bahwa SIM selalu berhubungan
dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada computer(computer-based information processing).
SIM merupakan kumpulan dari
sistem-sistem informasi.Sumber
daya manusia,material, mesin dan uang digunakan
istilah sumber daya fisik sedangkan Informasidan
data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola
sepertihalnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan,
manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin
menggangap informasisebagai sumber daya mereka yang paling berharga.
Pembahasan
Manajer
mengelola lima jenis sumber daya yaitu:
1.
Manusia
2.
Material
3.
Mesin (termasuk fasilitas dan energy)
4.
Uang (money)
5. Informasi (termasuk data)
Sumber Daya Konseptual
Sumber Daya Konseptual
Sumber daya fisik akan dikelola
setelah diperoleh, agar saat diperlukan sumber daya tersebut siap digunakan
secara maksimal, bila perlu diganti sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak
efisien atau using. Contoh penggantian sumber daya adalah upgrade mesin,
rekruitmen pegawai baru, dsb.
Tugas manajer meliputi pengelolaan
sumber daya fisik dan mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Dengan
mendapatkan data mentah lalu mengolahnya sehingga menghasilkan informasi yang
berguna, baru setelah itu memanfaatkan secara efektif untuk mengambil keputusan
dan jika perlu mengganti informasi yang usang. Seluruh kegiatan tersebut
memperoleh informasi, menggunakan seefektif mungkin, dan membuangnya di saat
yang tepat, hal ini disebut manajemen informasi.
Manajemen Sumber Daya
• Sumber
daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan
• Setelah
penyusunan sumber daya, manajer berusaha untuk
memaksimalkan penggunaannya
• Meminimalkan
waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada
efisiensi puncak
• Akhirnya manajer
mengganti sumber daya ini sebelum sumber daya
tersebut usang dan tidak efisien
Sumber daya informasi dapat dikelola
seperti halnya sumber daya lainnya. Pengelolaan sumber daya informasi didorong
oleh makin kompleksnya permasalahan bisnis dan semakin meningkatnya kemampuan
komputer sebagaialat bantu untuk menghasilkan informasi.
Dalam aktivitas bisnis sehari-hari,
perusahaan berhadapan dengan berbagai fakta, seperti: transaksi bisnis
(pembelian dan penjualan), pengelolaan sumber daya (perencanaan, pengalokasian,
dan pemantauan), administrasi keuangan (penganggaran, penggunaan, dan
pencatatan), manajemen personalia (rekrutmen, penempatan, pelatihan, penilaian,
promosi, dan pelepasan), dan lain sebagainya. Seluruh fakta yang ada
sehari-hari ini harus dicatat sedemikian rupa sehingga perusahaan dapat
melakukan aktivitas manajemen dengan sebaik-baiknya.
Perkembangan
teknologi informasi menjadi suatu jembatan untuk pengembangan suatu
perdagangan, baik itu merupakan company maupun retail. Perdagangan
company merupakan perdagangan yang mengolah bahan mentah untuk kemudian
dijual sebagai barang jadi. Sedangkan perdagangan retail merupakan
penjualan barang jadi yang dibeli untuk kemudian dijual kembali.
Sumber daya
informasi dibutuhkan mulai dari proses pembelian sampai proses penjualan.
Diharapkan dengan adanya teknologi informasi, data yang didapat lebih
sistematis, sehingga dapat dijadikan kebijakan ( solution provider )perusahaan.
Jenis-jenis sumber daya fisik
1) Mesin
Bagaimana anda akan menggunakan
permesinan? Sistem apa yang anda punyai untuk memanfaatkan permesinan itu
sebaik mungkin?
Misalnya anda mempunyai dua karyawan
tetapi hanya ada satu komputer, yang keduanya membutuhkannya. Bagaimana anda
membagi waktu bagi masing-masing karyawan bekerja pada komputer itu? Apakah
yang seorang bekerja pagi hari dan yang lainnya bekerja siang hari? Ataukah
yang seorang bekerja seharian dan besok giliran yang satunya bekerja seharian?
Yang manapun baik saja asalkan keduanya mempunyai tugas yang sama (dan
memperhitungkan kemungkinan ada tugas-tugas penting); tetapi bagaimana kalau
kebutuhannya tidak sama? Terlebih lagi, bagaimana kalau mereka terhambat dalam
bekerja karena komputernya sudah tua dan tidak efisien? Apa yang harus anda
lakukan?
Perhatikan contoh lainnya: anda
mempunyai lima mesin yang dapat bekerja 24 jam setiap hari, tetapi yang memerlukan
7 jam terus-menerus untuk pemeliharaan setiap minggu. Anda mempunyai dua tukang
yang bertugas memelihara (tetapi mempunyai tugas lainnya juga) yang
masing-masing bertugas dua shift untuk lima mesin dan shift ketiga untuk empat
mesin. Bagaimana anda membuat rencana kerja mesin-mesin itu? Membuat kesalahan
dalam merencanakan penggunaan mesin-mesin itu akan menyebabkan satu mesin
menganggur pada satu shift, bersama dengan seorang operator mesin yang juga
menganggur karena mesinnya sedang dalam proses pemeliharaan.
2) Material
Mengelola material dapat memberikan
dampak langsung pada keuntungan perusahaan, misalnya, terlalu banyak persediaan
akan menyebabkan banyaknya modal yang terikat dalam persediaan, sebaliknya
terlalu sedikit persediaan akan mengganggu kelancaran produksi karena
kekurangan bahan baku. Hal ini bukan hanya memusingkan perusahaan manufaktur;
perusahaan jasa yang kekurangan pena atau formulir pesanan, misalnya, atau
sebuah perusahaan penyelenggara pelatihan yang kehabisan buku tulis atau kertas
flip chart, juga akan mengalami kesulitan.
3) Metoda
Tingkat
pengetahuan karyawan anda dan efisiensi proses merupakan dasar keberhasilan
perusahaan anda. Penilaian secara teratur akan menentukan pelatihan dan sistem
mutu yang dibutuhkan, ditunjang dengan kebiasaan membagikan informasi,
pengalaman dan pendapat, akan memastikan semua proses itu berjalan sebagaimana
mestinya. Anda harus bisa mengatasi kedua hal itu dengan benar.
4) Manusia
Ini
bukan hanya berarti menentukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat,
tetapi juga termasuk kemampuan seorang manajer untuk melakukan pendelegasian
tugas, dan penilaian kinerja dan memimpin tim bawahannya. Kemampuan komunikasi
merupakan kunci.
5) Uang
Penting
untuk menggunakan uang yang tersedia secara bijaksana. Kalau anda mempunyai
anggaran untuk suatu proyek dan anda menghabiskan uang untuk hal-hal yang tidak
penting, ini sama halnya seperti seseorang yang menghabiskan seluruh gajinya
dalam waktu semalam saja, anda akan mempunyai terlalu besar proyek untuk uang
yang tersedia (artinya anda akan kekurangan uang untuk menyelesaikan proyek
itu).
Anda
harus mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang
berguna. Ini bisa berasal dari dalam maupun luar organisasi. Penggunaan ukuran
kinerja yang diterima secara umum memungkinkan anda untuk membandingkan kinerja
perusahaan anda dengan perusahaan lain. Anda juga harus menggunakan cara
pendanaan alternatif lainnya dan membandingkan posisi dan kinerja saat ini dari
cara-cara yang berbeda itu. Lakukanlah hal ini untuk jangka pendek, menengah,
dan jangka panjang.
Pada
waktu melakukan peninjauan kembali atas penggunaan sumber keuangan,
bertindaklah cepat terhadap masalah-masalah keuangan yang ditemukan.
6) Waktu
Mengelola
waktu anda secara efektif akan membebaskan anda masalah sering terlambat,
selalu tidak dapat memenuhi deadline atau tenggat waktu dan selalu merasa
mempunyai beban kerja yang berlebihan. Meluangkan waktu yang cukup sekarang
untuk mengembangkan ketrampilan dalam pengelolaan waktu yang efektif akan
memberikan manfaat dikemudian hari karena anda dapat menghasilkan lebih banyak
dalam waktu yang lebih pendek.
Jenis-jenis sumber daya konseptual
Sumber
daya konseptual yang berupa informasi mempunyai beberapa jenis sumber sbb :
- Perangkat
keras komputer (Hardware)
- Perangkat
lunak komputer (Software)
- Spesialis
informasi
- Pemakai
- Fasilitas
- Database
- Informasi
Pada sebuah
perusahaan dibutuhkan seorang manager yang mampu menggabungkan sumber daya
fisik dan sumber daya konseptual. Manager yang bertanggung jawab adalah Chief
Information Officer (CIO). CIO adalah manager jasa informasi yang dapat
mengelola dan menggunakan sumber daya informasi tersebut. Seorang CIO harus
mempunyai rencana strategis untuk mengelola sumber daya informasi tersebut dalam
jangka waktu panjang. Pendekatan yang digunakan oleh para CIO disebut dengan Strategy
Planning for Information Resource (SPIR).Para CIO harus mampu juga membuat
konsep Manajemen Sumber Daya Informasi (IRM).
Kesimpulan
Perencanaan dan
manajemen sumberdaya adalah bagian penting dalam perencanaan strategis dan
dalam melaksanakan rencana perusahaan. Ini didukung oleh beberapa alat
perencanaan, termasuk anggaran, prediksi dan rencana keuangan, dan teknik
perencanaan proyek. Keputusan yang diambil mempunyai dua sisi: Bagaimana cara
kita mengalokasikan sumberdaya yang ada; dan bagaimana sumberdaya ini
diserahkan bagi yang membutuhkannya? Tambahkan pada kedua hal ini unsur
pengendalian kinerja dan manajemen yang efektif terhadap sistem informasi, dan
anda akan mendapatkan sumberdaya yang efektif.
Referensi
agungsr.staff.gunadarma.ac.id/.../Pengenalan+pada...
http://duniasyukron.blogspot.com/2009/12/bagaimana-cara-mengelola-sumberdaya.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar